Головна Новини Учасникам АТО та членам їх сімей Доступ до публічної інформації Люди твої, Баштанщино Запобігання проявам корупції

Архівний відділ райдержадміністрації


Архівний відділ Баштанської райдержадміністрації
Документи, що регламентують роботу архівного відділу райдержадміністрації
Актові записи
Перелік установ релігійних культів, що знаходились на території сучасного Баштанського району та документи яких відображають наявність реєстрації актів цивільного стану в населених пунктах району
З історії місцевого самоврядування
Список жителів с.Баштанка , повішаних, розстріляних в період Великої Вітчизняної війни (1941-1945 рр.) у с.Баштанка (За документами Книги пам’яті України)
Знаменні дати та події 2017 та 2018 років
Баштанці - 210 років
Публікації за документами архівного відділу

Документи з кадрових питань: проблеми та шляхи вирішення

Працюючи в архівній установі значний проміжок часу, хочу зазначити , що з кожним роком збільшується кількість звернень громадян, щодо підтвердження факту роботи, неточностей записів в трудових книгах. Це і спонукало мене  звернутись до громадян з роз’ясненнями про порядок формування та ведення документів з кадрових питань ( особового складу).

В діяльності кожного державного органу,органу місцевого самоврядування, інших підприємств, установ та організацій, незалежно від форми власності,  утворюються документи поточного діловодства. Відповідно до Закону України «Про Національний архівний фонд і архівні установи» (статті 31, 32), державні органи, органи місцевого самоврядування, інших підприємств, установ та організацій, об’єднання громадян і релігійні організації, незалежно від форми власності, які є юридичними особами, створюють архівні підрозділи для постійного або тимчасового зберігання документів ,що утворюються в процесі їх діяльності . Вони зобов’язані забезпечити правильне складання, збереженість та використання цих документів.

Наказом Міністерства юстиції України 12.04.2012 року №578/5, зареєстрованого в Міністерстві юстиції України 17.04.2012 за№571/20884, затверджено Перелік типових документів, що утворюються в діяльності органів державної влади та місцевого самоврядування, інших підприємств, установ та організацій, із зазначенням строків зберігання документів. Перелік є нормативно – правовим документом, його використання є обов’язковим  для всіх юридичних та фізичних осіб.

Відповідно до Переліку визначено чотири строки зберігання документів:

- постійного зберігання – це документи , які віднесено до Національного архівного фонду ( НАФ) України, які передаються на зберігання до державних архівних установ, зберігаються тисячоліттями;

- документи короткочасного терміну зберігання – 1 - 5 років; 

- документи тривалого терміну зберігання - від 10 років і далі, з терміном «доки не мине потреба»;

- документи з кадрових питань (особового складу) – 75 років.

Правильність складання того чи іншого документа регламентується  Типовою інструкцією з діловодства у центральних органах виконавчої влади, Раді міністрів Автономної Республіки Крим, місцевих органах виконавчої влади, затвердженої постановою Кабінету Міністрів України від 30.11.2012 р.№1242, Правилами організації діловодства та архівного зберігання документів у державних органах, органах місцевого самоврядування, на підприємствах, в установах і організаціях які затверджені  наказом Міністерства юстиції України від 18.06.2015 № 1000/5, зареєстровані  в Міністерстві юстиції України 22 червня 2015 р. за № 736/27181 (є нормативно-правовим документом) та Збірником уніфікованих форм організаційно - розпорядчих документів, який схвалено нормативно-методичною комісією Укрдержархіву 22.11.2015, протокол  № 7.

На підставі вищезазначених документів державні органи, органи місцевого самоврядування, інші підприємства, установи та організацій, незалежно від форми власності, можуть розробляти індивідуальні документи з питань ведення діловодства та архівної справи.

Відповідно до «Переліку типових документів…»  в установі, підприємстві чи організації в обов’язковому порядку повинні формуватися такі справи з кадрових питань: накази ( розпорядження)  з кадрових питань

(про прийняття на роботу, переміщення за посадою, переведення на іншу роботу, сумісництво, звільнення, атестація, підвищення кваліфікації, стажування, …, тощо… (ст.16-б Переліку), розрахунково-платіжні відомості (особові рахунки) із заробітної  плати (ст.317 Переліку).  До розпорядчих документів з кадрових питань віднесено  контракти, трудові договори  (ст.492  Переліку).

Ці документи є підставою для підтвердження факту роботи, трудового стаж, заробітку з метою отримання соціальних державних гарантій – нарахування різних видів пенсій, соціальних допомог, допомоги  по безробіттю. 

В трудову книгу працівника вноситься запис про прийом чи звільнення з роботи на підставі розпорядчого документу . Контракт чи трудовий договір не є підставою для запису в трудову книгу. Дані документи створюються у 2-х екземплярах , один – залишається і зберігається 75 років  в організації, інший – надається  працівнику і використовується ним для отримання певних соціальних чи інших державних гарантій. Документи складаються та завіряються відповідно до чинного законодавства.

Окремо хочу зупинитись на підтвердженні стажу роботи в колишніх колгоспах. Трудовий стаж колгоспників зараховується на підставі виконання встановленого річного мінімуму вихододнів, який затверджувався за загальних зборах колгоспників. У 1970-х, 1980-х роках - 230- 270 днів. У трудову книгу щорічно вносився запис про встановлений річний мінімум вихододнів та фактично відпрацьовані дні. Така норма Закону діяла до моменту реорганізації колгоспів у колективні сільгосппідприємства (КСП). У разі відсутності запису про «колгоспний» стаж, громадянину необхідно звернутись до архівної установи (якщо господарство припинило свою діяльність) або до правонаступника для отримання відповідної довідки. 

Період роботи в КСП зараховується на підставі розпорядчих документів про прийом, переведення на роботу до колективного сільгосппідприємства чи на підставі розрахунково-платіжних відомостей , особових рахунків із заробітної плати.

В обов’язковому порядку в трудовій книзі повинен бути запис про зміну форми власності  господарства із зазначенням розпорядчого документу – рішення загальних зборів тощо (реорганізація).

Запис в трудовій книзі повинен відповідати даті та змісту розпорядчого документу. Якщо дата запису не співпадає з датою розпорядчого документу, то у наказі, розпорядженні конкретизується дата  прийом, переведення  чи звільнення працівника. 

У разі відсутності розпорядчого документу (втрати чи по іншій причині) працівники архівної установи надають довідку про підтвердження стажу роботи на підставі відомостей  з нарахування заробітної плати чи особового рахунку працівника.

До документів з кадрових питань віднесено відомості про застраховану особу, що підлягають загально-обов’язковому державному соціальному страхуванню (персоніфікований облік), з 2011 року - звіти про суми нарахованої заробітної плати застрахованих осіб та суми нарахованих страхових внесків на загально-обов’язкове державне пенсійне страхування, єдиного внеску на загально-обов’язкове соціальне страхування (персоніфікований облік) (ст.322 Переліку).

Звертаю увагу на правильність написання персональних даних громадян – прізвища, імені, по батькові, дати народження, займаної посади тощо.  Випадки  невідповідності мають місце у документах, що зберігаються в архівних установах району та у трудових книгах.  Вичитуйте свої особисті документи, перевіряйте документи на яких ставите свій підпис. Ми, працівники архівів, не вносимо зміни, не коригуємо і не виправляємо записи у архівних документах, що надійшли не зберігання. Підтвердження таких фактів можливе тільки судовим рішенням.

Шановні керівники, відповідальні за ведення діловодства та архівної справи підприємств¸ установ, організацій , громадяни ! Пам’ятайте, що  правильне складання, формування та забезпечення збереженості документів з кадрових питань в подальшому забезпечить швидке безпроблемне отримання вашими працівниками державних соціальних гарантій. У разі припинення господарської діяльності, ліквідації підприємства, організації, товариства в обов’язковому порядку передавайте документи, що утворились в процесі діяльності, на зберігання до архівних установ 

Начальник архівного відділу Баштанської райдержадміністрації Л.О.Чорна

ДОКУМЕНТ – ГОЛОВНА ІСТОРИЧНА ПАМ’ЯТКА

Документ – ( від латинської - «доказ») інформація про факти, події, явища дійсності і про діяльність, зафіксована на матеріальному носії, основною функцією якого є зберігання та передавання її у часі та просторі.

Документ – це передбачена законом матеріальна форма одержання, зберігання, використання і поширення інформації шляхом фіксації її на папері, магнітній, кіно-, відео-, фотоплівці або іншому носієві ( Закон України «Про інформацію», ст.27).

Документи поділяються на такі види:

1.Акти органів публічної влади :                                                   2. Розпорядчі документи підрозділів та посадових осіб:

- постанова ;                                                               - наказ;

- рішення;                                                               - розпорядження;

- розпорядження.                                                       - вказівка ( припис);

                                                                      - доручення;

                                                                      - резолюція.

3.Організаційно – правові документи:                                    4. Організаційні документи:

- статут, ( підприємства, організації,                                                       - організаційна структура органу;

територіальної громади) ;                                                       - штатний розклад;

- положення ( про орган, підрозділ,                                               - план заходів;

функцію організації);                                                               - план розміщення ( евакуації);

- регламент ( діяльності органу, заходу);                                - програма дій;

- правила;                                                                                       - програма заходу;

- посадова інструкція                                                                       - графік ( подій, виконання робіт ).

5. Довідково - інформаційні документи

Активні ( спонукаючі ) Пасивні ( фіксуючі )

- службовий лист; - доповідна записка;

- службова записка; - протокол;

- телеграма;         - витяг з протоколу;

- телефонограма; - акт;

- факсограма; - довідка

- електронне послання; - звіт;

- оголошення. - пояснювальна записка.

Терміни зберігання вищезазначених документів визначені Переліком типових документів , що створюються під час діяльності державних органів та органів місцевого самоврядування, інших установ, підприємств та організацій, із зазначенням строків зберігання документів, затвердженим наказом Міністерства юстиції України 12.04.2012 №578,5, зареєстровано в Міністерстві юстиції України 17 квітня 2012 р. за №571/20884 (є нормативно-правовим актом) та галузевими переліками, які узгоджуються з Державною архівною службою України.

 

Начальник архівного відділу Л.О.Чорна