Головна Новини Учасникам АТО/ООС та членам їх сімей Електронне звернення Інформація для користувачів з вадами зору

Архівний відділ райдержадміністрації

Начальник відділу – Чорна Людмила Олександрівна.

Головний спеціаліст відділу - Сапа Олена Володимирівна.

Відділ знаходиться за адресою:
56100, м.Баштанка вул.Ярослава Мудрого,1. 
тел. 05158- 2-74-05

Офіційна адреса електронної пошти архівного відділу Баштанської райдержадміністрації:

bashtanka_arhiv@ukr.net


 

  Історична довідка архівного відділу
Формат: DOCX | Добавлен: 05/05/2021 16:06:49
17Kb Скачать скачать
  Структура і штатна чисельність відділу з 05.02.21
Формат: DOCX | Добавлен: 18/06/2021 14:41:59
16Kb Скачать скачать

Про роботу архівного відділу в нових умовах (станом на 27.09.2021).

1. Як вплинув процес децентралізації та зміни адміністративно – територіального устрою на роботу архівного відділу Баштанської райдержадміністрації?

На виконання постанови Кабінету Міністрів України від 25 березня 2014 року № 91 «Деякі питання діяльності місцевих державних адміністрацій», розпорядження голови Миколаївської обласної державної адміністрації від 04.01.2021 №2-р, розпоряджень голови комісії з реорганізації Баштанської, Березнегуватської, Казанківської, Новобузької, Снігурівської районних державних адміністрацій від 05.01.2021 №3-р, від 06.01.2021 №4-р, відбулися зміни у структурі та штатній чисельності Архівного відділу Баштанської райдержадміністрації. Припинили юридичну особу архівні відділи Березнегуватської, Казанківської, Снігурівської райдержадміністрацій, архівний сектор Новобузької РДА. Здійснена процедура приєднання цих державних установ до відділу. На їх базі створені сектори роботи з юридичними та фізичними особами без статусу юридичної особи, які є структурними підрозділами архівного відділу Баштанської райдержадміністрації, зі значною частиною функцій та повноважень, які вони виконували до реорганізації, а саме: надання методичної та практичної допомоги з профільних питань, контроль за станом ведення діловодства та архівної справи в установах, підприємствах, організаціях, незалежно від форми власності, в межах територіальних громад колишніх районів, комплектування архіву документами Національного архівного фонду України, використання відомостей, які містяться у цих документах, для задоволення потреб фізичних і юридичних осіб.

З 05.02.2021 року штатна чисельність працівників архіву 9 одиниць, 3 одиниці – м.Баштанка, по 2 – смт Березнегувате, смт Казанка, по 1 одиниці- м.Новий Буг, м.Снігурівка.

Працівники архівного відділу у м.Баштанка здійснюють управлінсько-адміністративні функції та повноваження, в тому числі ведення кадрової роботи, фінансово-бухгалтерського обліку, тощо та всю ту роботу, яка покладена на архівну установу відповідно до Закону України «Про Національний архівний фонд і архівні установи», Основних правил роботи архівів України.

2. Вплив децентралізації на виконання функцій і повноважень відділу.

Основним завданням архівного відділу було і залишається реалізація державної політики в галузі архівної справи, здійснення управління архівною справою і діловодством на території Баштанського району.

Напрямками роботи є:

- організація та забезпечення ведення діловодства в установах, організаціях, підприємствах, незалежно від форми власності, відповідно до вимог державних нормативно-правових актів;

- формування Національного архівного фонду України (НАФ) у зоні комплектації архівного відділу райдержадміністрації;

- забезпечення зберігання, обліку та охорони документів НАФ;

- використання відомостей, що містяться в архівних документах для задоволення потреб фізичних і юридичних осіб.

Архів завжди уособлювався з горами паперів, які збирають пил і через певний час їх спалюють. Час і життя довели що це не так.

На сьогодні наявність правильно складених, сформованих відповідно до нормативів, вчасно переданих на державне зберігання документів не тільки вимога, а нагальна потреба суспільства.

Надання методичної та практичної допомоги з організація діловодства у 12 об’єднаних територіальних громадах району є пріоритетним завданням працівників архіву. Нами підготовлено на надані ОТГ електронні бібліотечки, що містять нормативно-правові документи, методичних рекомендацій, зразки номенклатур справ міської, селищної, сільської рад, їх структурних підрозділів зі статусом юридичної особи. 70% виконавчих апаратів рад розробили та надали на погодження документи з питань ведення діловодства та архівної справи. Спеціалісти архівного відділу готові і надають як методичну так і практичну допомогу з вищезазначених питань.

Створення об’єднаних органів місцевого самоврядування – укрупнених міських, селищних, сільських рад передбачає припинення юридичної особи рад, які приєдналися. Враховуючи, що їх документи є джерелом НАФ України, вони підлягають негайній передачі на державне зберігання. Теж стосується і райдержадміністрацій та їх структурних підрозділів.

За 1 півріччя 2021 року до архівного відділу та його секторів надійшло на постійне зберігання 1662 справи.

Прийняті для здійснення робіт з науково-технічного опрацювання документи постійного зберігання та з кадрових питань 28 державних установ, які припинили юридичну особу шляхом приєднання до Баштанської РДА, 16 сільських рад, які приєдналися до утворених ОТГ.

Найбільш зрозумілим для пересічних громадян є такий вид роботи архіву, як використання відомостей, які містяться в архівних документах для задоволення запитів фізичних і юридичних осіб, простіше кажучи, підготовка та отримання архівних довідок, витягів, копій документів. 

В державних архівних установах Баштанського району зберігаються документи 397 фондів установ, підприємств, організацій джерел комплектування Національного архівного фонду України, 48 030 одиниця зберігання за 1927-2021 роки. Це документи органів державної влада, місцевого самоврядування, колгоспів, радгоспів, установ, підприємств, організацій, які діяли та територіях районів. До документів громадських організацій віднесені архівні справи Окружних виборчих комісій з виборів Президента України, народних депутатів України, вибори до місцевих рад, які теж зберігаються у державних архівах. 

Тільки за 1 півріччя 2021 року працівниками архіву на 614 запитів, заяв фізичних і юридичних осіб підготовлені та видані 1027 архівних довідок, витягів, копій . На особистому прийомі прийнято 545 громадян, надані консультації та роз’яснення щодо процедури отримання архівних документів, місця зберігання  документів, які не надійшли до архіву, прийняті заяви на отримання архівних документів.

Значний відсоток звернень юридичних і фізичних осіб становлять заяви, запити про підтвердження майнових прав - власності на земельну ділянку (пай), забудову, підтвердження державної, комунальної власності тощо.

Хочу зазначити, що виконання запиту потребує часу та конкретної інформації – номер розпорядчого документу, протоколу колегіального органу, дату його прийняття, що дозволить мінімілізувати термін підготовки. На сьогодні ми маємо велику кількість запитів, які потребують значного проміжку часу для їх підготовки, так як у них недостатньо відомостей для швидкого виконання. 

Аналізуючи показники роботи за минулі роки, бачимо що використання інформації, яка міститься в архівних документах збільшилась майже у двічі.

3. Вплив процесу децентралізації на доступність до використання інформації, яка міститься в архівних документах.

Я вдячна голові райдержадміністрації, що при розроблені структури відділу та її затверджені, врахована моя думка щодо створення 2 секторів роботи з юридичними і фізичними особами. Завідувачі секторів (смт Березнегувате, смт Казанка) та спеціалісти цих секторів (м.Новий Буг, м.Снугурівка) наділені повноваженнями засвідчувати особистим підписом та печаткою сектору архівні довідки, копії, витяги. Отже, громадянину для отримання необхідного документу достатньо звернутися у колишній архівний відділ ліквідованого району.

Прийом громадян, виконання запитів юридичних і фізичних осіб, прийом документів на державне зберігання, надання методичної і практичної допомоги відповідальним за ведення діловодства і архівної справи, науково-технічне опрацювання документів намагаємося забезпечити в повному об’ємі, не дивлячись на навантаження на кожного працівника.

З метою покращення надання архівних послуг, зменшення затрат громадян використовуємо у практиці роботи  електронні звернення, запити. Фізичній чи юридичній особі не обов’язково особисто звертатись до архівного відділу, достатньо направити на електронну пошту сканкопію заяви (запиту) та документу, який засвідчує фізичну особу, юридичній особі – достатньо запиту. Заявнику направляємо на особисту електронну пошту сканкопію запитуваних документів, оригінал – поштовим відправленням.

4. Чи виникли проблеми у роботі архівного відділу райдержадміністрації в процесі децентралізації?

Однозначно відповісти неможливо. Ми, мабуть, єдиний відділ у структурі райдержадміністрації у якого не змінилися функції і повноваження. Залишилась мережа установ, документи для використання, надання послуг на місцях. Так, припинена юридична особа, змінилась назва, але сектори мають печатку, бланки для документообігу, надано право завідувачам секторів, головним спеціалістам засвідчувати архівні довідки, копії, витяги.

Державні архівні установи у Березнегуватому, Казанці, Новому Бузі працюють у тих же приміщеннях що і раніше, Снігурівка – питання переселення в іншу адмінбудівлю на стадії вирішення.

Вдячна міським, селищним головам за підтримку і допомогу у вирішення цього питання. На сьогодні триває процес документального формування правових відносин.

Є порозуміння з виконавчими органами місцевого самоврядування у врегулювання питання ведення діловодства та архівної справи.

Співпрацюємо, як з питань діловодства, так і передачі на державне зберігання документів постійного зберігання ліквідованих сільських рад.

На контролі тримаємо процес припинення юридичної особи сільських виборчих комісій з місцевих виборів у громадах, які приєдналися. Документи про їх роботу прийняті на зберігання.

Розпочата робота з прийому на державне зберігання, у зв’язку зі зміною терміну зберігання, погосподарських книг населених пунктів районів за 1944-1946 роки.

Для співпраці, роз’яснення архівних норм і вимог у кожній архівній установі розмістили консультативно-правові куточки. Працівники надають консультації на особистих прийомах, у телефонному режимі, проводять семінари, навчання безпосередньо в установах, організаціях. Є інформація у розділі «Архівна справа» на офіційному сайті Баштанської райдержадміністрації.

Хотілось би працювати краще, швидше, однак штатна чисельність працівників у процесі реорганізації скорочена на 2 одиниці, а об’єм роботи, як я уже зазначала, збільшився в рази. Тому і зменшились можливості надавати практичну допомогу на місцях – в установах, організаціях, «шкутильгають» паперові види робіт – узгодження номенклатур справ, інших документів з питань ведення діловодства і архівної справи, співпраця з юридичними особами документи яких не віднесено до Національного архівного фонду. 

Маємо надію, що впораємося з проблемами та вимогами сьогодення успішно. Попереду нові завдання, нові напрямки діяльності, ми готові до їх втілення в практику роботи.

 

Начальник архівного відділу Людмила ЧОРНА