Архівний відділ

Документи з кадрових питань: проблеми та шляхи вирішення

Працюючи в архівній установі значний проміжок часу, хочу зазначити, що з кожним роком збільшується кількість звернень громадян, щодо підтвердження факту роботи, неточностей записів в трудових книгах. Це і спонукало мене звернутись до громадян з роз’ясненнями про порядок формування та ведення документів з кадрових питань (особового складу).

В діяльності кожного державного органу,органу місцевого самоврядування, інших підприємств, установ та організацій, незалежно від форми власності,  утворюються документи поточного діловодства. Відповідно до Закону України «Про Національний архівний фонд і архівні установи» (статті 31, 32), державні органи, органи місцевого самоврядування, інших підприємств, установ та організацій, об’єднання громадян і релігійні організації, незалежно від форми власності, які є юридичними особами, створюють архівні підрозділи для постійного або тимчасового зберігання документів, що утворюються в процесі їх діяльності. Вони зобов’язані забезпечити правильне складання, збереженість та використання цих документів.

Наказом Міністерства юстиції України 12.04.2012 року №578/5, зареєстрованого в Міністерстві юстиції України 17.04.2012 за№571/20884, затверджено Перелік типових документів, що утворюються в діяльності органів державної влади та місцевого самоврядування, інших підприємств, установ та організацій, із зазначенням строків зберігання документів. Перелік є нормативно – правовим документом, його використання є обов’язковим  для всіх юридичних та фізичних осіб.

Відповідно до Переліку визначено чотири строки зберігання документів:

- постійного зберігання – це документи, які віднесено до Національного архівного фонду ( НАФ) України, які передаються на зберігання до державних архівних установ, зберігаються тисячоліттями;

- документи короткочасного терміну зберігання – 1 - 5 років; 

- документи тривалого терміну зберігання - від 10 років і далі, з терміном «доки не мине потреба»;

- документи з кадрових питань (особового складу) – 75 років.

Правильність складання того чи іншого документа регламентується  Типовою інструкцією з діловодства у центральних органах виконавчої влади, Раді міністрів Автономної Республіки Крим, місцевих органах виконавчої влади, затвердженої постановою Кабінету Міністрів України від 30.11.2012 р.№1242, Правилами організації діловодства та архівного зберігання документів у державних органах, органах місцевого самоврядування, на підприємствах, в установах і організаціях які затверджені  наказом Міністерства юстиції України від 18.06.2015 № 1000/5, зареєстровані  в Міністерстві юстиції України 22 червня 2015 р. за № 736/27181 (є нормативно-правовим документом) та Збірником уніфікованих форм організаційно - розпорядчих документів, який схвалено нормативно-методичною комісією Укрдержархіву 22.11.2015, протокол  № 7.

На підставі вищезазначених документів державні органи, органи місцевого самоврядування, інші підприємства, установи та організацій, незалежно від форми власності, можуть розробляти індивідуальні документи з питань ведення діловодства та архівної справи.

Відповідно до «Переліку типових документів…»  в установі, підприємстві чи організації в обов’язковому порядку повинні формуватися такі справи з кадрових питань: накази ( розпорядження)  з кадрових питань

(про прийняття на роботу, переміщення за посадою, переведення на іншу роботу, сумісництво, звільнення, атестація, підвищення кваліфікації, стажування, …, тощо… (ст.16-б Переліку), розрахунково-платіжні відомості (особові рахунки) із заробітної  плати (ст.317 Переліку).  До розпорядчих документів з кадрових питань віднесено  контракти, трудові договори  (ст.492  Переліку).

Ці документи є підставою для підтвердження факту роботи, трудового стаж, заробітку з метою отримання соціальних державних гарантій – нарахування різних видів пенсій, соціальних допомог, допомоги  по безробіттю. 

В трудову книгу працівника вноситься запис про прийом чи звільнення з роботи на підставі розпорядчого документу . Контракт чи трудовий договір не є підставою для запису в трудову книгу. Дані документи створюються у 2-х екземплярах , один – залишається і зберігається 75 років  в організації, інший – надається  працівнику і використовується ним для отримання певних соціальних чи інших державних гарантій. Документи складаються та завіряються відповідно до чинного законодавства.

Окремо хочу зупинитись на підтвердженні стажу роботи в колишніх колгоспах. Трудовий стаж колгоспників зараховується на підставі виконання встановленого річного мінімуму вихододнів, який затверджувався за загальних зборах колгоспників. У 1970-х, 1980-х роках - 230- 270 днів. У трудову книгу щорічно вносився запис про встановлений річний мінімум вихододнів та фактично відпрацьовані дні. Така норма Закону діяла до моменту реорганізації колгоспів у колективні сільгосппідприємства (КСП). У разі відсутності запису про «колгоспний» стаж, громадянину необхідно звернутись до архівної установи (якщо господарство припинило свою діяльність) або до правонаступника для отримання відповідної довідки. 

Період роботи в КСП зараховується на підставі розпорядчих документів про прийом, переведення на роботу до колективного сільгосппідприємства чи на підставі розрахунково-платіжних відомостей , особових рахунків із заробітної плати.

В обов’язковому порядку в трудовій книзі повинен бути запис про зміну форми власності  господарства із зазначенням розпорядчого документу – рішення загальних зборів тощо (реорганізація).

Запис в трудовій книзі повинен відповідати даті та змісту розпорядчого документу. Якщо дата запису не співпадає з датою розпорядчого документу, то у наказі, розпорядженні конкретизується дата  прийом, переведення  чи звільнення працівника. 

У разі відсутності розпорядчого документу (втрати чи по іншій причині) працівники архівної установи надають довідку про підтвердження стажу роботи на підставі відомостей  з нарахування заробітної плати чи особового рахунку працівника.

До документів з кадрових питань віднесено відомості про застраховану особу, що підлягають загально-обов’язковому державному соціальному страхуванню (персоніфікований облік), з 2011 року - звіти про суми нарахованої заробітної плати застрахованих осіб та суми нарахованих страхових внесків на загально-обов’язкове державне пенсійне страхування, єдиного внеску на загально-обов’язкове соціальне страхування (персоніфікований облік) (ст.322 Переліку).

Звертаю увагу на правильність написання персональних даних громадян – прізвища, імені, по батькові, дати народження, займаної посади тощо.  Випадки  невідповідності мають місце у документах, що зберігаються в архівних установах району та у трудових книгах.  Вичитуйте свої особисті документи, перевіряйте документи на яких ставите свій підпис. Ми, працівники архівів, не вносимо зміни, не коригуємо і не виправляємо записи у архівних документах, що надійшли не зберігання. Підтвердження таких фактів можливе тільки судовим рішенням.

Шановні керівники, відповідальні за ведення діловодства та архівної справи підприємств¸ установ, організацій , громадяни ! Пам’ятайте, що  правильне складання, формування та забезпечення збереженості документів з кадрових питань в подальшому забезпечить швидке безпроблемне отримання вашими працівниками державних соціальних гарантій. У разі припинення господарської діяльності, ліквідації підприємства, організації, товариства в обов’язковому порядку передавайте документи, що утворились в процесі діяльності, на зберігання до архівних установ 

Начальник архівного відділу Баштанської райдержадміністрації  Л.О.Чорна

ДОКУМЕНТ – ГОЛОВНА ІСТОРИЧНА ПАМ’ЯТКА

Документ – (від латинської - «доказ») інформація про факти, події, явища дійсності і про діяльність, зафіксована на матеріальному носії, основною функцією якого є зберігання та передавання її у часі та просторі.

Документ – це передбачена законом матеріальна форма одержання, зберігання, використання і поширення інформації шляхом фіксації її на папері, магнітній, кіно-, відео-, фотоплівці або іншому носієві ( Закон України «Про інформацію», ст.27).

Документи поділяються на такі види:

1.Акти органів публічної влади :                2. Розпорядчі документи підрозділів та посадових осіб:

- постанова;                                                               - наказ;

- рішення;                                                        - розпорядження;

- розпорядження.                                                       - вказівка ( припис);

                                                              - доручення;

                                                              - резолюція.

3.Організаційно – правові документи:                              4. Організаційні документи:

- статут (підприємства, організації,                                                       - організаційна структура органу;

                територіальної громади);                                                       - штатний розклад;

- положення (про орган, підрозділ,                                               - план заходів;

                функцію організації);                                                       - план розміщення (евакуації);

- регламент (діяльності органу, заходу);                                - програма дій;

- правила;                                                                               - програма заходу;

- посадова інструкція                                                                       - графік (подій, виконання робіт ).

5. Довідково - інформаційні документи

Активні ( спонукаючі ) Пасивні ( фіксуючі )

- службовий лист;  - доповідна записка;

- службова записка; - протокол;

- телеграма; - витяг з протоколу;

- телефонограма; - акт;

- факсограма; - довідка

- електронне послання; - звіт;

- оголошення.  - пояснювальна записка.

Терміни зберігання вищезазначених документів визначені Переліком типових документів , що створюються під час діяльності державних органів та органів місцевого самоврядування, інших установ, підприємств та організацій, із зазначенням строків зберігання документів, затвердженим наказом Міністерства юстиції України 12.04.2012 №578,5, зареєстровано в Міністерстві юстиції України 17 квітня 2012 р. за №571/20884 (є нормативно-правовим актом) та галузевими переліками, які узгоджуються з Державною архівною службою України.

Начальник архівного відділу  Л.О.Чорна