Про затвердження Інструкції про порядок обліку, зберігання і використання документів та інших матеріальних носіїв, що містять відомості, які становлять службову інформацію у Баштанській районній раді

Про затвердження Інструкції про порядок
обліку, зберігання і використання
документів та інших матеріальних носіїв,
що містять відомості, які становлять
службову інформацію у Баштанській районній раді

Відповідно до частини шостої статті 56 Закону України «Про місцеве самоврядування в Україні» від 21 травня 1997 року №280/97-ВР, постанови Кабінету Міністрів від 27 листопада 1998 року №1893 «Про затвердження Інструкції про порядок обліку, зберігання і викорис-тання справ, подань та інших матеріальних носіїв інформації, які містять конфіденційну інформацію, що є власністю держави», на виконання розпоряджень голови районної ради від 8 червня 2011 року №34-р «Про забезпечення виконання Закону України «Про доступ до публічної інформації» у Баштанській районній раді», від 28 липня 2011 року №46-р «Про усунення порушень вимог Закону України «Про доступ до публічної інформації», зазначених у приписі прокурора Баштанського району», вважаю за необхідне:

Затвердити Інструкції про порядок обліку, зберігання і використання документів та інших матеріальних носіїв, що містять відомості, які становлять службову інформацію у Баштанській районній раді (додається).

Заступник голови
 районної ради                                                                                                                       В.М.Каратєєва  

ІНСТРУКЦІЯ
 про порядок обліку, зберігання і використання документів та інших матеріальних носіїв, які містять відомості,  що становлять службову інформацію 
у Баштанській районній раді
Загальні положення

1. Ця Інструкція визначає обов'язковий для всіх структурних підрозділів районної ради порядок обліку, зберігання, використання та знищення документів та інших матеріальних носіїв інформації, які містять відомості, що становлять службову інформацію (далі – документи).
2. На документах у правому верхньому кутку першої сторінки проставляються гриф „Для службового користування” і номер примірника.
3. Необхідність проставлення грифа „Для службового користування” визначається на підставі переліку відомостей, що становлять службову інформацію виконавцем та особою, що підписує документ.
4. Керівники структурних підрозділів несуть відповідальність за забезпечення правильного ведення обліку, зберігання та використання документів, що містять службову інформацію.
Ведення обліку, зберігання і використання документів, що містять службову інформацію, а також контроль за дотриманням вимог цієї Інструкції покладається на організаційний відділ районної ради.
5. Запобігання розголошенню відомостей, що містяться в документах, що містять службову інформацію, та випадкам втрат таких документів покладається на керуючого справами виконавчого апарату районної ради.
6. Співробітники структурних підрозділів, які працюють з документами, що містять службову інформацію, в обов'язковому порядку підлягають ознайомленню під розписку із цією інструкцією.
Співробітникам (виконавцям), допущеним до роботи з документами що містять службову інформацію, забороняється повідомляти усно або письмово будь-кому відомості, що містяться у цих документах, якщо це не викликано службовою потребою.

Приймання і облік документів

7. Приймання і облік (реєстрація) документів, що містять службову інформацію здійснюється головним спеціалістом районної ради.
На документи, що містять службову інформацію, як правило, поширюється вимога одноразовості реєстрації.
8. Реєстрації підлягають усі вхідні, вихідні та внутрішні документи, що містять службову інформацію. Вони обліковуються за кількістю сторінок та за кількістю примірників.
9. Облік документів, що містять службову інформацію, ведеться у журналах. Сторінки журналів нумеруються, журнали прошнуровуються та опечатуються. На останній обліченій сторінці робиться запис про кількість сторінок у журналі, який підписується керуючим справами виконавчого апарату районної ради та завіряється печаткою.
Проходження документів, що містять службову інформацію, повинно своєчасно відображатися у журналах.
10. На кожному зареєстрованому документі проставляється штамп, у якому зазначаються найменування організації, реєстраційний номер документа та дата його надходження.
11. Документи, що містять службову інформацію, одержані від сторонніх організацій, можуть бути розмножені тільки за їх згодою.
12. Друкування документів, що містять службову інформацію, здійснюється відповідальною особою структурного підрозділу під відповідальність їх керівників. При цьому до реєстраційного номера документа додається позначка „ДСК”.
На звороті останньої сторінки кожного примірника документа зазначається кількість надрукованих примірників, прізвище виконавця, власне прізвище і дату друкування документа.
13. Надруковані і підписані документи, що містять службову інформацію, передаються для реєстрації головного спеціаліста організаційного відділу, який здійснює їх облік.
14. Пересилання документів, що містять службову інформацію, до інших організацій у межах України здійснюється рекомендованими або цінними поштовими відправленнями, а також з кур’єрами організацій.
Документи, що розсилаються, повинні бути вкладені у конверти або упаковані таким чином, щоб виключалася можливість доступу до них.
На упаковці або конверті зазначаються адреси і найменування одержувача та відправника, номери вкладених документів з проставлянням позначки „ДСК”.
На конвертах документів, що містять службову інформацію, забороняється зазначати прізвища і посади керівників організацій (структурних підрозділів) і виконавців документів, а також найменування структурних підрозділів.
15. Службова інформація має надаватися розпорядником інформації, якщо він правомірно оприлюднив її раніше.
Службова інформація має надаватися розпорядником інформації, якщо немає законних підстав для обмеження у доступі до такої інформації, які існували раніше.
Якщо в документах, що містять службову інформацію, містяться відомості, що належать до компетенції інших організацій, передавання їх у засоби масової інформації може бути здійснене лише за письмовою згодою цих організацій.
Забороняється надсилати за кордон документи, що містять службову інформацію.

Формування виконаних документів у справи

16. Документи, що містять службову інформацію, після їх виконання формуються у справи. Порядок формування цих справ передбачається номенклатурами справ несекретного діловодства.
У номенклатуру справ в обов'язковому порядку включаються всі журнали на документи, що містять службову інформацію.
17. Документи, що містять службову інформацію, залежно від виробничої та інформаційної потреби дозволяється формувати у справи окремо або разом з іншими несекретними документами з одного й того ж питання.
Якщо в структурному підрозділі створюється велика кількість однакових видів документів, що містять службову інформацію, доцільно формувати їх в окремі справи. При цьому в графі номенклатури справ "Індекс справи" до номера справи з документами, що містять службову інформацію, додається позначка „ДСК”.
У разі залучення документа, що містять службову інформацію, до справи з документами, що не мають такого грифа, на справі ставиться позначка „ДСК”, а до номенклатури справ вносяться відповідні зміни.
В структурних підрозділах, у діяльності яких створюється незначна кількість документів, що містять службову інформацію, номенклатурою справ може бути передбачене запровадження однієї справи із заголовком „Документи, що містять службову інформацію”. Термін зберігання такої справи не встановлюється, а у відповідній графі номенклатури справ проставляється позначка „ЕК” (експертна комісія).
18. Після закінчення діловодного року справа „Документи, що містять службову інформацію” переглядається посторінково членами експертної комісії організації та у разі потреби приймається рішення про переформування документів. Документи постійного зберігання, що містяться у цій справі, формуються в окрему справу, якій надається окремий заголовок і яка додатково включається до номенклатури справ. Документи тимчасового зберігання залишаються у цій справі згідно із затвердженою номенклатурою справ.
Якщо у справі „Документи, що містять службову інформацію” містяться тільки документи тимчасового зберігання, вона може не переформовуватися. Термін зберігання такої справи встановлюється відповідно до найбільшого терміну зберігання документів, що містяться в цій справі. Позначка „ЕК” у графі номенклатури справ „Термін зберігання” закреслюється і зазначається уточнений термін зберігання.
Якщо члени експертної комісії за результатами перегляду наявних у справі документів дійдуть висновку, що вони за сукупністю містять відомості, які становлять державну таємницю, про це складається відповідний акт. Цій справі надається гриф обмеження доступу згідно із законодавством про державну таємницю. Зберігання її здійснюється відповідно до вимог секретного діловодства.
19. Справи з несекретними документами, в яких накопичуються окремі документи, що містять службову інформацію, повинні бути віднесені до категорії обмеженого розповсюдження і використання. На обкладинках і титульних сторінках цих справ також проставляється гриф „Для службового користування”, а в номенклатуру справ вносяться відповідні уточнення.
20. Справи з документами з грифом „Для службового користування” повинні мати внутрішні описи.

Використання документів.
Зняття грифа „Для службового користування”
 

21. До роботи із справами з грифом „Для службового користування” допускаються посадові особи, які мають досвід роботи та безпосереднє відношення до цих справ, згідно із списками, затвердженими головою районної ради, а до документів, що містять службову інформацію – згідно з вказівками, викладеними у резолюціях керівників структурних підрозділів.
22. Представники інших організацій допускаються до ознайомлення і роботи з документами з грифом „Для службового користування” з дозволу керівників районної ради, у володінні та розпорядженні яких перебувають ці документи, за наявності письмового запиту організацій, в яких вони працюють, із зазначенням характеру завдання, що виконується.
23. Справи та документи, що містять службову інформацію, видаються виконавцям і приймаються від них під розписку в журналі обліку справ і документів, які видаються.
24. Зняття копій, а також здійснення виписок з документів, що містять службову інформацію, співробітниками структурних підрозділів, де перебувають документи, проводиться з дозволу керівника структурного підрозділу.
Копіювання для сторонніх організацій та осіб документів, що містять службову інформацію, одержаних від інших організацій, здійснюється за погодженням з організаціями-авторами цих документів.
25. Справи постійного та тривалого (понад 10 років) зберігання з грифом „Для службового користування” періодично переглядаються з метою можливого зняття цього грифа. Перегляд здійснюється під час передачі справ із структурних підрозділів до архівного підрозділу районної ради, у процесі зберігання справ в архівному підрозділі (як правило не менш як один раз на 5-10 років), а також під час підготовки справ постійного зберігання для передачі до державної архівної установи.
Рішення про зняття грифа „Для службового користування” приймається експертною комісією організації-автора документа (видання) чи правонаступника. До складу комісії включаються працівники всіх структурних підрозділів районної ради.
Рішення комісії оформляється актом, що складається за довільною формою та затверджується керівником. В акті перелічуються заголовки та номери за описом справ, з яких знімається гриф „Для службового користування”.
Один примірник акта разом із справами передається до архівного підрозділу районної ради, а справи постійного зберігання – до відповідної державної архівної установи. Про зняття грифа обмеження доступу повідомляються всі організації, яким надсилався цей документ (видання).
26. На обкладинках справ гриф „Для службового користування” погашається штампом або записом від руки із зазначенням дати і номера акта, що став підставою для зняття грифа. Аналогічні відмітки вносяться до опису і номенклатури справ.

Відбір документів для знищення

27. Проведення експертизи наукової, історико-культурної цінності документів, що містять службову інформацію, розгляд і затвердження її результатів здійснюється відповідно до Положення про принципи і критерії визначення цінності документів, порядок створення та діяльності експертних комісій з питань віднесення документів до Національного архівного фонду, затвердженого постановою Кабінету Міністрів України від 20 жовтня 1995 р. № 853.
28. Відібрані для знищення справи з грифом „Для службового користування”, що не мають наукової, історико-культурної цінності та втратили практичне значення, оформляються окремим актом.
29. Відібрані для знищення документи та справи перед здачею на переробку як макулатура повинні в обов'язковому порядку подрібнюватися до стану, що виключає можливість прочитання їх.
30. Після знищення матеріалів з грифом „Для службового користування” в облікових документах (журналах, номенклатурах справ) робиться відмітка „Знищено. Акт № ____ від (дата)”.

Забезпечення схоронності документів.
Перевірка їх наявності

31. Документи, що містять службову інформацію, повинні зберігатися у службових приміщеннях у шафах (сховищах), які надійно замикаються та опечатуються.
32. Справи з грифом „Для службового користування”, видані для роботи, підлягають поверненню у той же день.
Окремі справи з грифом „Для службового користування” з дозволу керівника організації можуть перебувати у виконавця протягом терміну, необхідного для виконання завдання, за умови повного забезпечення їх схоронності і додержання правил зберігання.
Передача документів, що містять службову інформацію, іншим співробітникам здійснюється тільки через загальний відділ.
33. Забороняється вилучення із справ або переміщення документів, що містять службову інформацію, з однієї справи до іншої без дозволу загального відділу.
Про всі проведені вилучення або переміщення документів робляться відмітки в облікових формах, включаючи внутрішні описи.
34. Забороняється виносити документи, що містять службову інформацію, за межі організації.
У разі потреби керівник районної ради може дозволити виконавцям винести за межі структурного підрозділу документи, що містять службову інформацію, для їх погодження, підписання тощо в організаціях, що знаходяться у межах одного населеного пункту.
35. У разі зміни працівників, відповідальних за облік і зберігання документів (справ), що містять службову інформацію, складається за довільною формою акт прийому-передачі цих документів (справ), що затверджується керівником структурного підрозділу.
36. Перевірка наявності документів, що містять службову інформацію, здійснюється щорічно комісією, що призначається розпорядженням (наказом) керівника. До складу цієї комісії обов'язково включаються особи, яким доручено облік і зберігання цих документів, а також працівники режимно-секретних підрозділів.
Результати перевірки наявності оформляються актом.
37. Про факти втрати документів, що містять службову інформацію, або розголошення відомостей, що містяться в них, терміново доводиться до відома керівника структурного підрозділу, керівників режимно-секретного підрозділу та загального відділу, а також письмово повідомляються органи СБУ із зазначенням обставин втрати документів чи розголошення відомостей та вжитих заходів.
Для розслідування факту втрати документів, що містять службову інформацію, або встановлення факту розголошення відомостей, що містяться в них, розпорядженням голови районної ради призначається комісія, висновок якої затверджується керівником організації.
Відповідні записи про втрачені документи вносяться в облікові форми на підставі акта комісії, затвердженого керівником.
Акти комісії про втрачені справи постійного зберігання після затвердження їх керівником організації передаються до архівного підрозділу для включення у справу фонду.
38. За порушення, що призвели до розголошення службової інформації, втрати або незаконного знищення документів, що містять службову інформацію, винні особи несуть відповідальність згідно із законодавством.

Керуюча справами виконавчого
 апарату районної ради                                                                           Л.А.Кононенко